Umiejętność zarządzania czasem – jak robić to dobrze?

Nie rodzimy się produktywni. Możemy nabyć tę umiejętność i ją rozwijać. Dzięki niej jesteśmy w stanie zrobić więcej w szybszym tempie, być bardziej wydajni, a w efekcie – bardziej zadowoleni z życia. Któż nie chciałby oprócz wykonywania obowiązków móc jeszcze rozwijać swoje pasje oraz wypoczywać? Wszystko to kwestia organizacji a tę ułatwia nam umiejętność zarządzania czasem. Każdy z nas może się tego nauczyć. Jak to robić w skuteczny sposób? Przedstawiamy najważniejsze zasady.

Spis treści:

Czym jest umiejętność zarządzania czasem?

Współcześnie umiejętność zarządzania czasem, czyli tzw. time management, zyskała na popularności oraz znaczeniu. Tempo naszego życia znacznie się zwiększyło porównując do tego, jak żyliśmy jeszcze dekadę wcześniej. Zmienił się również nasz styl życia, nasza dieta, podejście do aktywności fizyczne. Świat stoi przed nami otworem i chcemy czerpać z niego pełnymi garściami. Mnogość opcji do wyboru może jednak przytłaczać. Ratunkiem jest skuteczne zarządzanie czasem. Ta umiejętność pozwala w pełni korzystać z życia, obniża stres, pomaga osiągać sukcesy oraz działać produktywnie. Na czym konkretnie polega? W skrócie jest to proces planowania, a następnie kontrolowania, ile czasu poświęcamy na konkretne działania, aby pracować mądrzej, a nie ciężej i w krótszym czasie wykonywać zadania. Efektywne zarządzanie czasem maksymalizuje naszą produktywność i pozwala na osiąganie celów krótko czy długoterminowych. W rezultacie prowadzi do większego zadowolenia z życia dając nam poczucie, że to my decydujemy o tym, co ważne. 

Jakie korzyści daje zaplanowana organizacja czasu pracy?

Efektywne zarządzanie czasem pracy może w znaczący sposób ułatwić nam nasze codzienne funkcjonowanie. Oto jakie płyną z tego korzyści:

  • Właściwa organizacja czasu pracy daje nam dodatkową przestrzeń, którą możemy poświęcić na swoje pasje, odpoczynek czy rozrywkę. 
  • Redukuje stres oraz niepokój. Skreślając z listy rzeczy do zrobienia masz namacalny dowód na to, że robisz postępy i idziesz do przodu. 
  • Większe możliwości znalezienia pracy: umiejętność ustalania priorytetów czy harmonogramu pracy to niezwykle pożądane i poszukiwane cechy przez pracodawców. Działając w sposób zorganizowany i metodyczny pokazujesz, iż nie tracisz czasu na trywialne i bezcelowe czynności. Zwiększa to również Twoje możliwości osiągnięcia awansu czy innych celów zawodowych.
  • Większa produktywność i efektywność.

Organizacja czasu – ustal jak go obecnie spędzasz

Zarządzanie czasem powinniśmy rozpocząć od dokładnego określenia, ile realnie zajmują nam konkretne czynności w ciągu dnia. Często bowiem istnieje rozbieżność między tym co myślimy, że zajmuje nam czas, a tym co faktycznie nas z niego „okrada”. Sumienne rejestrowanie aktywności pozwoli przeprowadzić wnikliwy audyt, który umożliwi nam określenie, ile realnie jesteśmy w stanie osiągnąć w ciągu jednego dnia. Uczciwe spojrzenie na tę kwestię jaskrawo pokaże, ile czasu spędzasz na bezproduktywnych działaniach. Takie ćwiczenie pomoże Ci również określić porę dnia, w której jesteś najbardziej produktywny, a to z kolei da jasną wskazówkę, kiedy powinieneś pracować nad projektami wymagającymi od Ciebie maksymalnego skupienia czy kreatywności. 

Umiejętność zarządzania czasem a praca z harmonogramem

Wszystkie metody zarządzania czasem wskazują harmonogram jako kluczowy element w całym procesie. Nawet prosta lista rzeczy, które musisz wykonać w ciągu dnia, zapisana na kartce, jest w stanie Ci znacząco pomóc zorganizować nadchodzące godziny, dni, miesiące. Dobrze rozplanowaną listę zadań warto przygotować jeszcze wieczorem, aby mózg nie musiał rozmyślać o planach na kolejny dzień. Daj mu i sobie wypocząć. Szybko przekonasz się, że czas poświęcony na stworzenie listy z najpilniejszymi zadaniami jest niczym w porównaniu z czasem, który stracisz na miotaniem się między obowiązkami, gdy takiego planu zabraknie.

Organizacja czasu pracy według ustalonych priorytetów

Kiedy sporządzisz listę rzeczy do zrobienia kolejnym ważnym krokiem jest ustalenie priorytetu dla każdego z nich. Efektywne zarządzanie czasem polega nie tylko na świadomości istnienia czasu, ale i rzetelnego jego rozplanowania. Ułożenie zadań według priorytetów pozwoli Ci osiągać cele i się rozwijać. Nie powinieneś zaczynać działania od czynności, które nie są w pierwszej kolejności najważniejsze. Nie skupiaj się na pilności rzeczy do zrobienia, a na ich znaczeniu. Ważne obowiązki wspierają osiąganie Twoich celów, natomiast pilne wymagają natychmiastowej uwagi i są związane z osiąganiem celów kogoś innego. Metody zarządzania czasem przy pomocy priorytetów to między innymi zasada Eisenhowera, który utworzył specjalną matrycę pomagającą ustalić na jakich czynnościach powinieneś się skupić. Zawiera ona cztery kategorie zadań:

  1. Ważne i pilne – istnieją dwa rodzaje pilnych i ważnych zadań: te których się nie spodziewaliśmy i te, które pozostawiliśmy na sam koniec. Planując z odpowiednim wyprzedzeniem możemy wyeliminować ze swojej listy działania na ostatnią chwilę. Jednakże nie wszystkie kryzysy jesteśmy w stanie przewidzieć czy nawet ich uniknąć. W takich przypadkach najlepiej jest wygospodarować czas w swoim harmonogramie na nieplanowane zdarzenia. Jeśli posiadasz dużo ważnych i pilnych zadań – zidentyfikuj te, które mogłeś przewidzieć i zastanów się w jaki sposób możesz zaplanować podobne czynności z wyprzedzeniem, aby nie stały się pilne. 
  2. Ważne, ale nie pilne – należą do nich czynności, które pomagają Ci osiągnąć Twoje życiowe oraz zawodowe cele. Upewnij się, iż masz odpowiednio dużo czasu na wykonanie tych czynności przed sytuacją, w której zmieniają się one w pilne. 
  3. Nieważne, ale pilne – uniemożliwiają Ci osiąganie Twoich celów. 
  4. Nieważne i nie pilne – to zadania rozpraszające Twoją uwagę. Najlepiej ich unikać a jak się pojawią ….po prostu zignorować. 

Grupuj podobnie zadania

Umiejętność zarządzania czasem to działanie według strategii. Jedną z nich jest np. pogrupowanie zadań według konkretnej kategorii.  Zamiast zaczynać wykonywanie czynności z listy od góry poświęć kilka minut na przejrzenie planu. Pogrupuj zadania razem w kategorie, na przykład: 

  • rozmowy telefoniczne, 
  • wysyłanie e-maili, 
  • finanse, 
  • dokumenty itp. 

Dzięki temu przejście z jednej grupy do drugiej będzie łatwiejsze dla Twojego mózgu. Bowiem wykonując powiązane zadania przyspieszasz ich realizację. Warto przy tym również pamiętać o usuwaniu nieistotnych zadań. Nadmiar obowiązków utrudni wykonywanie zadań, zwiększa zmęczenie oraz naszą irytację, że nie zdążymy wszystkiego zrobić w wyznaczonym terminie. 

Efektywne zarządzanie czasem – o czym jeszcze należy pamiętać?

Ustalenie limitów czasowych na wykonanie zadań pomoże Ci być bardziej skupionym i wydajnym. Zarządzanie czasem to nie tylko priorytety i trzymanie się kurczowo planu. Nie można przy tym zapomnieć o robieniu przerw między zadaniami. Bez nich trudniej jest zachować koncentrację i motywację. W dodatku pozwalają oczyścić głowę i spojrzeć na problem w nowy sposób. 

Wyjdź na świeże powietrze, pozwól sobie na krótką drzemkę czy medytację, aby odświeżyć umysł. W dzisiejszych czasach dookoła nas jest zbyt wiele tzw. rozpraszaczy, które uniemożliwiają efektywne zarządzanie czasem. Gdy rozpoczynasz ważne zadanie skorzystaj z funkcji „nie przeszkadzać” na telefonie czy wyłącz powiadomienia z mediów społecznościowych. Szybko zauważysz pozytywną zmianę w Twojej produktywności i efektywności. 

Szybka aplikacja